RUANG LINGKUP
TEKNOLOGI PERKANTORAN
Untuk memenuhi
tugas mata kuliah Teknologi Perkantoran
Dosen pengampu: Lifa Farida Panduwinata, S.Pd, M.Pd
NAMA KELOMPOK :
FITRI DIA CAHYANI (140412601206)
ROINSYATI AZIZAH (140412604293)
SATRIO IAN DANARKO (140412605034)
ULUL DESSY ANGGRAINI (140412605146)
ISLAMIATI (140412605399)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
AGUSTUS 2015
BAB I
PENDAHULUAN
Perkembangan tehnologi saat ini
sangat berkembang pesat sehingga memberikan kemudahan bagi semua kalangan,
untuk membantu pengolahan data dan pembuatan laporan yang menjadi bahan untuk
membangun sebuah system operasi.
Teknologi perkantoran itu sendiri
adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya
dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Yang mana teknologi
perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau
teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi
yang dilakukan dikantor.
Peralatan dan mesin-mesin kantor
terus saja berkembang pesat sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan
teknologi yang ada, dengan begitu untuk mengetahui bagaimana ruang lingkup yang
ada dalam tehnologi perkantoran akan dibahas dalam makalah ini.
a) Apa
pengertian dari teknologi perkantoran ?
b) Bagaimana
perkembangan teknologi perkantoran ?
c) Apa
tujuan dari adanya teknologi perkantoran ?
d) Bagaimana
peran tehnologi perkantoran terhadap suatu kantor ?
1.3.
Tujuan masalah
a) Untuk
mengetahui apa pengertian dari tehnologi perkantoran itu
b) Untuk
mengetahui Bagaimana perkembangan tehnologi perkantoran
c) Untuk
mengetahui apa saja tujuan dari adanya tehnologi perkantoran
d) Untuk
mengetahui apa saja peran penting tehnologi perkantoran terhadap kantor.
Teknologi
perkantoran terdiri dari dua kata yaitu
teknologi dan perkantoran , secara singkat teknologi dapat diartikan sebagai
ilmu (Tedja Purnama, 1989:1)
Kata teknologi
berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses
yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional.
Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang
diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia.
Menurut Iskandar
Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi
kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan
memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera,
dan otak manusia”.
Teknologi juga
penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu
rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi
merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur
agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki
mausia pada beberapa aspek.
Perkantoran
berasal dari kata kantor mendapat imbuhan per dan an. Berikut ini adalah
kutipan dua pengertian dari kantor :
Menurut prof.
Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo dalam bukunya “Dasar dasar office management” mendefinisikan
kantor sebagai unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil, dan
operasi ketatausahaan guna membantu, ( Prajudi Atmosudirjo, 1972:25)
Drs. Moekijat,
mendefinisikan kantor sebagai tempat dimana pekerjaan tata usaha dilakukan. Yang
dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan
perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang
mendukung aktivitas kerja.
Dengan demikian,
perkantoran dapat didefinisikan sebagai segala hal atau sebagai sesuatu yang
berkenaan dengan kantor, baik sebagai tempat maupun sebagai aktifitas yang terjadi
didalamnya.
Teknologi
perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan
tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1)
Kegiatan tersebut
antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan
menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin –
mesin kantor.
Dari pengertian
diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan
penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia
dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor.
Peralatan
dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan
teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang
penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik
dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan
computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat
yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan
dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara.
Kemajuan
dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak
terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan
teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan,
prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak
negatifnya.
a.
Manfaat terhadap ketenagakerjaan
yaitu:
ü Peningkatan
mutu tenaga kerja
ü Meningkatkan
kegairahan dan kedisiplinan kerja
ü Meningkatkan
penghasilan bagi tenaga kerja
ü Meringankan
tanaga dan pikiran pegawai
ü Manfaat
terhadap prosedur kerja yaitu
ü Mempercepat
penyelesaian pekerjaan
ü Menyederhanakan
prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian perkerjaan
ü Mempermudah
menyelesikan pekerjaan
ü Manfaat
terhadap hasil kerja
ü Meningkatkan
mutu hasil pekerjaan kantor
ü Mempertinggi
jumlah hasil perkerjaan
ü Memenuhi
standar mutu tertentu
ü Memperoleh
keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor
b. Dampak
negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali
terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
ü Megurangi
penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
ü Kesulitan
untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
ü Menimbulakan
rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
ü Dapat
menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
ü Penggunaan
mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
Dengan
menggunakan teknologi perkantoran, maka pekerjaan administratif yang dilakukan
di kantor-kantor dapat diselesaikan dengan kecepatan yang sangat fantastis,
dengan kualitas yang baik pula. Pekerjaan yang rutin dan serba membosankan
telah dapat diambil alih oleh mesin-mesin.
Pucuk pimpinan
dari perusahaan masa kini membutuhkan sangat banyak informasi yang aktual dan
‘up to date’ dalam membuat keputusan-keputusan atau kebijaksanaan yang penting.
Penyediaan informasi yang tepat, cepat dan lengkap merupakan syarat mutlak bagi
organisasi di era informasi ini. Hal ini hanya mungkin dicapai apabila tersedia
alat-alat perekam data, pemroses/pengolah data serta penyimpan data yang
diandalkan. Di sinilah nampak jelas peranan penerapan teknologi yang modern
pada perkantoran.
Dalam hal
penyajian data (mencari dan memproses data) penyelidikan ilmiah yang dihitung
dengan formulasi matematis, sebuah mesin dapat melakukannya hanya dalam
beberapa jam saja yang bila melakukan perhitungan manusia akan membutuhkan
waktu berbulan-bulan lamanya. Alasan lain mengapa mekanisasi perkantoran
berkembang terus adalah menyangkut masalah biaya perkantoran. Seseorang
cenderung percaya bahwa dalam instalasi apapun karena dan kegunaan yang banyak
daripada mesin-mesin kantor, biaya pekerjaan dapat dikurangi. Namun telah
banyak pembaharuan yang dihasilkan dengan adanya penerapan teknologi modern di
perkantoran ini.
Pekerjaan kantor
dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis.
Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun
surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan, sedangkan yang bukan
tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu,
pengiriman surat.
Teknologi
perkantoran dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan teknologi perkantoran adalah:
1.
Pemanfaatan yang
seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau
alat-alat kerja.
2.
Pemeliharaan kecepatan
dan ketepatan prosedur kerja.
3.
Meningkatkan produksi.
KESIMPULAN
Teknologi
perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran
secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari waktu ke
waktu teknologi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan
perkembangan zaman, dengan berkembangnya teknologi maka para pengguna semakin
mudah dan tepat dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan. Namun,
perkembangan teknologi perkantoran juga mempunyai dampak negatif.
Perkantoran
membutuhkan teknologi dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu digunakan untuk mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan
keterangan dengan cepat, tepat dan lengkap.
Sebagaimana
telah dijelaskan di atas, Teknologi Perkantoran memainkan peranan penting dalam
melakukan kegiatan perkantoran. Tujuan dari adanya teknologi perkantoran itu
sendiri tentu sudah jelas, antara lain untuk mempersingkat waktu sehingga
pekerjaan dapat jauh lebih cepat diselesaikan,untuk meningkatkan kualitas
pelayanan yang dapat diberikan kepada pucuk pimpinan serta dapat lebih efisien
dalam penggunaan tenaga kerja dan biaya yang dibutuhkan.
Daftar pustaka :
Sarbini,
I Nyoman Saputra. 1991. Teknologi perkantoran.
Hanafi,
Gita. 2013. Teknologi perkantoran. Dalam http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html?=1
, diakses tanggal 27 agustus 2015
Susilo,
Aris Joko. 2014. Pengaruh teknologi perkantoran modern. Dalam http://susiloarisjoko.blogspot.com/2014/01/pengaruh-teknologi-terhadap-perkantoran.html?m=1
, diakses tanggal 27 agustus 2015.